1. Doel van de verwerking
Wij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend om:
- Jouw DUO verzoek te beoordelen en te onderbouwen richting DUO;
- Jouw verzoek administratief vast te leggen en te verwerken.
Wij gebruiken jouw gegevens niet voor andere doeleinden.
2. Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van jouw DUO verzoek, waaronder:
- Naam en contactgegevens;
- Studentnummer;
- Gegevens die nodig zijn om te beoordelen of sprake is van omstandigheden zoals bedoeld in artikel 5.16 WSF 2000.
Bewijstukken (zoals medische of andere verklaringen) worden uitsluitend ingezien voor de beoordeling en niet opgeslagen, conform het beginsel van dataminimalisatie.
3. Grondslag van de verwerking
De verwerking van jouw persoonsgegevens vindt plaats op grond van een wettelijke verplichting, zoals bedoeld in artikel 6, eerste lid, onder c AVG.
De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 5.16 van de Wet studiefinanciering 2000 (WSF 2000). Dit artikel vormt de basis voor:
- Verlenging van de diplomatermijn bij tijdelijke bijzondere omstandigheden (lid 1);
- Verlenging van de diplomatermijn met maximaal vijf jaar bij structurele omstandigheden (lid 2);
- Omzetting van prestatiebeurs in een gift wanneer afstuderen ook binnen de verlengde termijn niet mogelijk is (lid 3);
- Toekenning van een nieuwe aanspraak op studiefinanciering bij het starten van een andere, passende opleiding wegens een tijdens de studie verworven of verergerde handicap of chronische ziekte (lid 4).
Omdat de verwerking noodzakelijk is om deze wettelijke regeling uit te voeren, is hiervoor geen toestemming vereist.
4. Bewaartermijnen
Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:
- Notities van de decaan worden maximaal twee jaar na diplomering of uitschrijving bewaard.
- Voor oud studenten geldt: maximaal twee jaar na vastlegging.
- formulieren die worden gebruikt om jouw verzoek in te dienen worden in Osiris maximaal 2 jaar bewaard.
- Bewijsmaterialen (zoals medische verklaringen) worden niet opgeslagen en direct verwijderd na beoordeling.
5. Toegang en beveiliging
Jouw gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor studentendecanen die betrokken zijn bij de beoordeling van jouw verzoek. Hogeschool Rotterdam heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om jouw gegevens te beveiligen.
6. Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je onder andere recht op:
- Inzage in jouw persoonsgegevens;
- Correctie van onjuiste gegevens;
- Beperking van de verwerking;
- Bezwaar tegen de verwerking, voor zover wettelijk mogelijk.
Omdat de verwerking plaatsvindt op basis van een wettelijke verplichting, is het niet mogelijk de verwerking stop te zetten door toestemming in te trekken.
7. Vragen
Heb je vragen over deze verwerking? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming van Hogeschool Rotterdam. De contactgegevens vind je in de algemene privacyverklaring van de hogeschool..