Menu Zoeken English

Personeelszaken

Er geldt een strikt declaratiereglement waarbij geldt dat de middelen via een centraal inkoopbeleid ingekocht moeten worden en niet gedeclareerd kunnen worden. Kunnen deze kosten toch gedeclareerd worden (na toestemming van de manager)?

De huidige werkwijze blijft van toepassing. Onkosten verlopen zoveel mogelijk via de inkoopprocessen (met facturen en betaling door FSC). Daar waar sprake is van een centraal inkoopbeleid, kunnen deze kosten nimmer gedeclareerd worden, maar dienen altijd te lopen via de centrale inkoper.

Bij het aanschaffen van materialen dient het declaratiereglement (Hint>Voorzieningen en Services > Financieel > kosten declareren) en de FIT-processen gevolgd te worden. Mochten er i.v.m. de huidige situatie wijzigingen komen op bovenstaande werkwijze, dan wordt men daar zo snel mogelijk van op de hoogte gebracht.

De huidige werkwijze blijft vooralsnog van toepassing, omdat deze is afgesproken met de Belastingdienst. Dit betekent dat de declaratie geparafeerd dient te worden en de bonnen  genummerd dienen te worden. Voor het stappenplan zie Hint (Voorzieningen—Services >Financiën/Kosten-declareren>declareren-als-werknemer).

Mocht een werknemer door het thuiswerken problemen hebben om deze werkwijze uit te voeren (bijvoorbeeld niet kunnen scannen oid) dan kan per geval worden bekeken hoe dit het beste opgelost kan worden.

Overigens is voor de zomer een voorstel bij de Belastingdienst ingediend om de huidige werkwijze aan te passen, mede vanwege Corona en de thuiswerksituatie. Er is nog geen uitsluitsel van de Belastingdienst. 

De cao kent zo’n vergoeding niet maar voor het toekennen is in principe de cao niet nodig. De werkgever heeft de wettelijk verplichting voor een adequate werkplek te zorgen wanneer de werknemer thuis moet werken. Adequate werkplek kan bewerkstelligd worden door ofwel materialen hiervoor ter beschikking te stellen ofwel een thuiswerkvergoeding te geven.

Hogeschool Rotterdam heeft voor de komende periode een tijdelijke noodvoorziening getroffen voor de uitgifte van IT middelen en meubilair in de thuissituatie. Deze noodvoorziening is tijdelijk van aard, vindt zijn oorzaak in de huidige Coronacrisis en kan te allen tijde door het CvB worden gewijzigd of ingetrokken.

De essentie van de procedure is dat bureaustoel, beeldscherm, toetsenbord en muis kunnen worden afgehaald bij de HR na goedkeuring van de leidinggevende. De procedure is op 1 april jl. naar alle leidinggevenden gestuurd.

Tegelijkertijd is Hogeschool Rotterdam in gesprek met de Belastingdienst om fiscale kaders te bepalen voor een mogelijke thuiswerkvergoeding. Of er een thuiswerkvergoeding zal worden betaald en hoeveel deze zal zijn, is op dit moment nog onduidelijk.

De huidige reiskostenvergoeding kan de huidige kosten veelal dekken, omdat er geen of nauwelijks reisbewegingen zijn. Als werknemers nog extra kosten hebben, zullen zij moeten aantonen dat deze kosten zijn gemaakt ten gevolge van het thuiswerken. Daarnaast mag van werknemers verwacht worden om telefoonkosten zoveel mogelijk te voorkomen door gebruik te maken van de mogelijkheden om te bellen via Teams en WhatsApp. Mocht worden besloten dat er een thuisvergoeding wordt uitbetaald, kan dit wijzigen.  

Hogeschool Rotterdam is vooralsnog niet van plan de reiskostenvergoeding woon-werk stop te zetten. In overleg met de PGMR is besloten de reiskostenvergoeding woon-werk de komende maanden door te betalen. Als op enig moment wordt besloten de reiskostenvergoeding woon-werk stop te zetten of anders in te vullen, wordt hierover tijdig geïnformeerd.

Werknemer moet op een later moment de gelegenheid worden geboden om alsnog verlof op te nemen.

Reeds geaccordeerde vakanties van werknemers gaan in beginsel door. Ook als de werknemer vanwege de coronacrisis feitelijk niet op vakantie kan gaan. Als de werknemer toch zou willen werken en er is werk dan kan in overleg met en na akkoord van leidinggevende het verlof geannuleerd worden. Let op: uitgangspunt is dat de werkgever zwaarwegende bedrijfsbelangen moet aantonen om het intrekken van verlof te kunnen weigeren. Om die reden is het verstandig om in overleg met werknemer tot besluit ten aanzien van weigering intrekken te komen.

Zwaarwegende bedrijfsbelangen kunnen zijn:

  • Geen werk
  • Het opbouwen van verlofstuwmeren is bedrijfseconomisch niet verantwoord (en overigens ook niet in belang van werknemer omdat vakantiedagen na verloop van tijd kunnen vervallen)
  • Verlof is wenselijk en noodzakelijk in het kader van werkdruk en arbo/welzijn (goed werkgeverschap)

Op grond van de wet kunnen werkgevers, indien daartoe gewichtige redenen zijn (drukte, uitval collega’s, et cetera) – in overleg met de werknemer – het vastgestelde tijdvak van de vakantie wijzigen. De schade die de werknemer lijdt door de wijziging van het tijdvak van de vakantie, moet de werkgever vergoeden. Denk aan de al door de werknemer gemaakte kosten voor een georganiseerde vakantiereis. 

Dit kan niet eenzijdig worden opgelegd. Maatwerkafspraken in overleg tussen werknemer en leidinggevende zijn noodzakelijk, waarbij beide zich als goed werkgever en goed werknemer moeten opstellen.

Een verplichte vrije dag (bijvoorbeeld de verplichte vrije dag(en) tussen kerst en oud&nieuw) blijft een vrije dag, tenzij er zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn om individuele werknemers op die dag te laten werken. Dit zal in overleg tussen werknemer en leidinggevende moeten worden besloten, waarbij beiden zich als goed werkgever/werknemer moeten gedragen. De feestdagen blijven vrije dagen. 

Op dit moment gelden de huidige reguliere regels voor zorgverlof.

Op grond van artikel G-2 lid 3 cao-hbo en de Werktijdenregeling van de HR kunnen de overeengekomen werkdagen "in overleg" worden gewijzigd. In de Werktijdenregeling staat aanvullend hierop dat de werknemer "niet dan met zijn instemming structureel (kan) worden belast met werkzaamheden op zaterdag" tenzij met hem "een arbeidsovereenkomst is gesloten waarbij is afgesproken dat uitsluitend (...) op de zaterdagen werkzaamheden worden verricht".

In principe bestaat er geen bijzondere vergoeding voor het werken op zaterdagen. Uitzonderingen zijn de situaties waarin sprake is van overwerk of onregelmatige dienst waarbij werknemers onder voorwaarden wél in aanmerking komen voor een vergoeding.

De overwerk­vergoeding is geregeld in artikel H-7 van de cao. De werknemer heeft recht op deze vergoeding als sprake is van een opdracht van de werkgever en "arbeid verricht buiten de voor de werknemer vastgestelde dagelijkse werktijd voor zover daardoor deze werktijd wordt overschreden". Het gaat hierbij dus om extra werk, niet om het verzetten van werktijden. Bij het werken in specifieke tijdslots is vermoedelijk geen sprake van extra werk. Bovendien geldt de bepaling voor een overwerk­vergoeding alleen voor werknemers in de schalen 1 t/m 10.

Als sprake is van "regelmatig of vrij regelmatig" in opdracht van de werkgever arbeid verrichten op andere tijden dan ma t/m vr tussen 08.00 en 18.00 uur, dan spreken we over onregelmatige dienst. In artikel H-8 wordt de toelage onregelmatige dienst beschreven. Deze toeslag geldt alleen voor niet-onderwijsgevende werknemers in de schalen 1 t/m 10.

Is er geen sprake van overwerk en komt de werknemer niet in aanmerking voor een toelage onregelmatige dienst, dan geldt tijd voor tijd.

Wanneer trajecten vastlopen, wordt geadviseerd te overleggen met de re-integratie adviseurs om samen te bekijken hoe dit opgelost kan worden. De re-integratie adviseurs hebben de verschillende locaties van HR verdeeld. 

De intensieve zorg kan nog steeds aangeboden worden, alleen gebeurt dat nu digitaal. Coaches en psychologen zijn online/digitaal te bereiken. Ook Arbeidsdeskundigenrapportages en tweede spoor worden digitaal aangeboden. De re-integratie adviseurs en adviseurs inzetbaarheid kunnen ondersteunen in dit proces. De re-integratie adviseur/adviseurs inzetbaarheid hebben de locaties onderverdeeld.

Voor de reguliere procedure over ziekmelding ga je naar de hintpagina ziekte en herstel

Veelgestelde vragen per onderwerp

We gebruiken cookies voor analyse en marketing om de website te verbeteren.

Wijzig cookie-instellingen