Globaal bestaat elk verslag uit een voorwerk, waarin je door middel van titelblad, voorwoord, samenvatting en inhoudsopgave enigszins wordt voorbereid op wat je te wachten staat. De echte introductie, de inleiding, hoort niet meer bij dat voorwerk, maar is de start van het volgende deel van elk rapport, namelijk: de kern.
De kern is naast de inleiding onderverdeeld in hoofdstukken en (sub)paragrafen en wordt meestal afgesloten met de conclusie en/of aanbevelingen. In het nawerk ten slotte is er plaats voor de noten, de literatuurverwijzing, de bijlagen, het register en zonodig de verklarende woordenlijst.
Je bericht moet 'logisch' zijn: bijvoorbeeld eerst oorzaken noemen voor je de gevolgen beschrijft, eerst argumenten geven en dan de consequenties daarvan beschrijven of het volgen van een chronologisch tijdsverloop. Je moet ook nadenken over de meest 'tactische' volgorde om je punten te presenteren. Het gaat om die ordening die je het beste in staat stelt je doel bij de lezer of klant te bereiken. Kortom: je bekijkt met welke ordening je je tekstdoelen het beste kunt bereiken.
Om de structuur van je stuk te bepalen moet je onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken. Maak een lijstje met trefwoorden die over de inhoud van je stuk gaan. Zet ze vervolgens in volgorde van relevantie, wat is het meest belangrijk? Deze geven aan welke punten aan de orde moeten komen.
Nu je weet wat de hoofdzaken van het bericht zijn, kun je de volgorde gaan bepalen. Je bepaalt de 'lijn' van je bericht. Daarbij zijn twee factoren van belang:
- Je stuk moet ‘logisch’ zijn: bijvoorbeeld eerst oorzaken noemen voor je de gevolgen beschrijft, eerst argumenten geven en dan de consequenties daarvan beschrijven of het volgen van een chronologisch tijdsverloop.
- Je moet ook nadenken over de meest 'tactische' volgorde om je punten te presenteren. Het gaat om die ordening die je het beste in staat stelt je doel bij de lezer of klant te bereiken. Kortom: je bekijkt met welke ordening je je tekstdoelen het beste kunt bereiken.