Directie-/managementassistent CoE HRTech (0,6 fte)

Onze organisatie

Wij zijn op zoek naar een ervaren directie-/managementassistent, die samen met de andere directie-/managementassistent de secretariële ondersteuning van het CoE HRTech gaat verzorgen. Directie-/managementagenda’s moeiteloos beheren en bewaken, het aanspreekpunt voor al onze collega’s zijn, schakelen met leveranciers en het plaatsen van bestellingen zijn zomaar wat verantwoordelijkheden die opgepakt moeten worden. Ook werkzaamheden zoals het regelen van (buitenlandse) reizen, het maken van afspraken met diverse externe partijen en stakeholders binnen en buiten de hogeschool, het helpen bij evenementen die worden georganiseerd – weten jou niet uit balans te krijgen. Snel schakelen, zien waar het werk ligt en je staande weten te houden in een volop bewegende organisatie zijn belangrijke kwaliteiten voor deze rol. Kortom: een veelzijdige rol waarin je de taken onderling met elkaar weet te verdelen.

Over CoE HRTech

CoE HRTech is dé samenwerkingspartner op het gebied van praktijkgericht onderzoek voor het duurzaam inzetten van grondstoffen en energie in het haven industrieel complex (HIC) van Rotterdam. Als Centre of Expertise (CoE) van Hogeschool Rotterdam (HR) zijn we de verbindende schakel tussen onderzoek, onderwijs, overheid, ondernemers en omgeving. Met onze lectoraten hebben we gedegen kennis in huis en met ons netwerk brengen we partijen uit allerlei sectoren samen in de vorm van publiek private samenwerkingen. Binnen al onze programma's staat de verbinding tussen leren, werken en innoveren centraal. Verder lezen: https://www.hogeschoolrotterdam.nl/onderzoek/kenniscentra/coe-hrtech/home/

Wat ga je doen?

Je levert secretariële ondersteuning aan directie, management en afdelingen binnen het CoE HRTech. De kernactiviteiten bestaan uit:

• Agendabeheer van de directeur en twee managers;
• Ondersteuning bij het maken van complexe afspraken met zowel interne als externe genodigden voor alle andere collega’s;
• Bewaken van de voortgang van de afspraken;
• Organiseren van overleggen en vergaderingen en verslaglegging hiervan;
• Ontvangen van bezoekers en algemeen eerste aanspreekpunt voor CoE HRTech voor in- en externen;
• Ondersteunen van onderzoekers, lectoren, coördinatoren en regisseurs (denk hierbij aan aanvragen van buitenlandse reizen, inkopen/bestellingen voor kostenplaats onderzoek, verwerken van samenwerkingsovereenkomsten, plannen gesprekscyclus, etc.);
• Incidenteel ondersteunen bij projecten en evenementen, zoals openbare lessen en symposia;
• Secretariële ondersteuning bij grootschalige (gesubsidieerde) projecten;
• Opmaken van verschillende stukken via Word, PowerPoint, Adobe en Excel;
• Alle overige voorkomende werkzaamheden die zich op het secretariaat voordoen.

Ben jij wie we zoeken?

• Je staat stevig in je schoenen, weet goed prioriteiten te stellen en stelt je proactief op;
• Je hebt mbo+ werk- en denkniveau, aantoonbaar in opleiding en werkervaring;
• Je hebt aantoonbare ervaring bij het agendabeheer van directie en management;
• Je hebt een goede beheersing van MS Office, inclusief hybride werken in MS Teams;
• Je hebt een correcte beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je bent proactief, ziet het werk liggen en werkt zorgvuldig;
• Je hebt vaardigheid in het plannen, organiseren en voorbereiden van overleggen, vergaderingen en bijeenkomsten en verslaglegging hiervan;
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken;
• Pré: kennis van UNIT4/ERP en HR2day.

Wat bieden we jou?

• Afhankelijk van ervaring tussen € 2.918,17 - € 3.890,41 bruto per maand bij een volledig dienstverband (salarisschaal 7);
• Om te beginnen bieden we een contract voor de duur van 1 jaar (D4 CAO hbo);
• 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering;
• Onze secundaire arbeidsvoorwaarden omvatten uitstekende scholingsmogelijkheden;
• Een aantrekkelijke pensioenregeling via ABP;
• In overleg met je collega mag je de dagen zelf indelen, waarbij je zorgt dat er maandag t/m vrijdag iemand op locatie is;
• We stellen je in staat een goede balans te realiseren tussen werk en privé.
• Bij interne kandidaten worden nadere afspraken gemaakt over de arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld over de mogelijkheden van detachering.

Locatie

Je gaat werken op de locatie RDM. Een unieke plek waar onderwijs, onderzoek en bedrijfsleven samen komt en waar haven, stad, innovatie en historie gecombineerd is. Locatie RDM Campus - Hogeschool Rotterdam. Jouw direct leidinggevende is Anneloes de Vreeze-Vogelaar, manager.

Wil je solliciteren?

Is dit precies de baan die je zoekt? Dan zijn wij op zoek naar jou. Let wel, het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor het in dienst treden bij Hogeschool Rotterdam.

Vragen over deze functie en/of over de selectieprocedure?

Je kunt contact opnemen met Anneloes de Vreeze-Vogelaar (a.m.de.vreeze-vogelaar@hr.nl), manager PPS CoE HRTech.

Is dit je droombaan?

Reageer snel of beter nog: nu meteen. De sluitingsdatum is 11 mei 2025.

Solliciteren kan alleen via onze eigen website.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.