Ontmoeting 148 | Niet lullen maar poetsen

Ik blader nog eens door mijn agenda van de afgelopen weken, in een overigens wat onrustig decor. We gaan een druk weekeinde tegemoet, nu Rotterdam in het teken staat van dat prachtige filmfestival IFFR. Ik ben de dag begonnen met een speelse tweet waarin ik mijn IFFR-sokken laat zien.

Al bladerend door mijn agenda van de afgelopen weken, zie ik ook bijeenkomsten staan, die minder goed liepen. Bijeenkomsten die ons niet verder helpen, een wat ritueel karakter hebben, waarin we niet tot de kern wisten te komen. Bijeenkomsten die de reputatie van ‘vergadering’ geen goed doen.

Vergaderen, sowieso praten, heeft niet een beste reputatie. Niet lullen maar poetsen, het bekende adagium, voor eeuwig verbonden met Rotterdam. Laat ik nou 80% van mijn tijd in een vergadering zitten, ’s-morgens, ’s-middags en vaak ook ’s-avonds. En van die 80% word ik geacht meer dan de helft te leiden. En ik vind het nog leuk ook…

Maar ik weet als geen ander dat een vergadering effectief kan zijn, ons verder kan brengen, helderheid kan verschaffen, maar ook mystificerend kan zijn, vertragend, om de hete brij draaiend. De effectieve vergadering brengt het poetsen dichterbij, de slechte vergadering kan ervoor zorgen dat er niet gepoetst wordt.

Het gaat om de essentie. De kunst van het vak is steeds de kern goed te pakken te krijgen, vanuit die kern handelingsperspectieven te bundelen en goed af te spreken wie wat gaat doen. Laat ik eens  proberen de kern te halen uit 5 gesprekken van de afgelopen twee weken. En uitleggen waarom het goed was dat we elkaar gesproken hebben.

Dinsdag 14 januari, 14.00 – 15.30 uur: College van bestuur spreekt met Expertcollege

De essentie bestaat daaruit dat we binnen de hogeschool een gezagsvol adviescollege willen hebben, bestaande uit (hoofd)docenten die op termijn gevraagd en ongevraagd advies geven aan het bestuur over onderwijsgerelateerde vraagstukken. De vergadering – onder leiding van onze nieuwe secretaris van het College van Bestuur, Metten Knüppe - gaat over inhoud. We brengen verdieping aan in het begrip ‘professionele autonomie’ en bekijken hoe we het Expertcollege in staat stellen die adviesrol te vervullen. Eindperspectief is dat we het geluid van de professional zelf veel sterker laten doorklinken in het leiden van onze hogeschool. De stap die we gezet hebben is helderheid creëren over dat perspectief, wat ons te doen staat de komende maanden en welk commitment wederzijds nodig is om het voor elkaar te krijgen. 

Na alle vergaderingen tijd voor een bij uitstek Rotterdams event: het IFFR

Woensdag 15 januari, 12.00 – 14.30 uur: De hogeschoolgids

Aan de vergadering nemen twee projectleiders, twee directeuren van onze onderwijsinstituten en ondergetekende deel. We zijn een langdurig project begonnen om de hogeschoolgids opnieuw te ontwerpen. De hogeschoolgids is een heel belangrijk document dat niet altijd de aandacht krijgt die het verdient. In de hogeschoolgids staat in de kern wat de student van de hogeschool te verwachten heeft. Heel belangrijk dus. De vergadering gaat in het bijzonder over de vraag wat onze filosofie van decentraliseren voor het document betekent. De vergadering levert een verscherpt inzicht op dat juist om goed decentraal te kunnen werken – maar ook te kunnen samenwerken - we op centraal niveau heldere afspraken moeten willen maken, zij het beperkt in aantal. En de vergadering versterkt het besef dat we met veel betrokkenen in gesprek moeten om die boodschap goed voor het voetlicht te krijgen.

Donderdag 16 januari: Sollicitatie onderwijsmanager

Directeuren geven leiding aan de sollicitatieprocedure van (onderwijs)managers. Het bestuur wordt in de gelegenheid gesteld de voordracht al dan niet te bevestigen. Het gesprek is nadrukkelijk niet bedoeld de procedure nog eens dunnetjes over te doen. Het bestuur toetst de kandidatuur marginaal en het komt dan ook zelden voor dat het bestuur 'nee' zegt tegen de voordracht. Een belangrijk doel van het gesprek is bespreken wat het betekent om leiding te geven aan professionals, hen serieus te nemen en de ruimte te geven die nodig is. Maar ook leiding durven geven. Een subtiele balans. Het belangrijkste doel is vertrouwen uitspreken. Mensen verdienen vertrouwen, moeten dat vertrouwen ook voelen en zich binnen dat vertrouwen vrij voelen te handelen. Na het gesprek spreek ik het vertrouwen in de nieuwe onderwijsmanager volmondig uit.

Woensdag 22 januari: gesprek met architectenbureau Mecanoo

In dit gesprek zijn de architecten Francine Houben en Els Molenaar (Mecanoo) aanwezig en van onze kant, naast mijzelf, ook collega Wijnand van den Brink, die verantwoordelijk is voor onze vastgoedportefeuille. De hogeschool zoekt structurele huisvesting in Rotterdam Zuid voor zo’n 12.000 – 15.000 vierkante meter. Het liefst op een plek die je zou kunnen betitelen als een interessante biotoop voor ons onderwijs en onderzoek. Een spannend proces, ook omdat er op Zuid op vastgoedgebied veel speelt, waar het mogelijk interessant is om bij aan te sluiten: Feyenoord City, de zogenaamde ‘grote schuif’ met scholen op Zuid, de ontwikkeling van Zuidplein, het concept van de Cultuurcampus op Zuid en ook Francine Houben heeft een soort omvattend concept voor het stadsdeel neergelegd. Het doel van de bespreking is om over en weer helderheid te verschaffen of we beide ‘zoektochten’ kunnen combineren. We zijn – vanwege het feit dat hbo belangrijk is voor een stad(sdeel), maar simpelweg ook omdat we veel volume zoeken – een interessante partij en wij van onze kant zoeken inbedding in grotere bewegingen op Zuid. Het is een goed gesprek omdat we over en weer beter weten waar we mee bezig zijn. Er zijn heldere vervolgafspraken. Want de puzzel is nog niet gelegd…

Donderdag 23 januari: gesprek met opleiding Ad Ondernemen

Samen met twee collega’s van onze auditafdeling spreek ik met een grote delegatie van onze Associate degree-opleiding Ondernemen. Het doel van de bijeenkomst is tweeledig: op weg naar de accreditering goed met elkaar nagaan of er risico’s zijn met het oog op die accreditering. Het tweede doel is minstens van even groot belang: hoe die accreditering zo zelfbewust mogelijk in te gaan. Best wel een spannende combinatie: in één bijeenkomst zowel eventuele risico’s zien af te dekken als ook uitnodigen de durf te hebben op een zelfbewuste wijze jezelf te tonen (waar ook bij hoort dat het niet perfect is). De combinatie wordt overigens een stuk minder spannend daar waar de intrinsieke kwaliteit en de professionele gedrevenheid van collega’s al snel blijkten Op zo’n ondergrond is het erkennen van fouten een kracht en helpt openheid je verder. Onze opleiding Ad Ondernemen – met een aantal pieken en dalen achter de rug – is zo’n opleiding, stel ik aan het einde van de vergadering vast.

Een succesvolle ondernemer begroet me hartelijk op een van die bobo-feestjes die mijn professionele leven rijk is. Ik mopper wat op hem met een grote grijns, omdat hij mijn mail waarin ik ons recente gesprek nog eens op een rij zet, niet snel genoeg beantwoord heeft in mijn ogen. Ik vond de mail best compact, hij doet het plagerig voorkomen alsof het een dissertatie was… We moeten niet vergaderen, memo’s schrijven, we moeten dingen doen. We drinken samen een glas. En spreken af elkaar snel te zien.