Op ontdekking in Spanje: Event & Experience Management ontdekt Valencia en Sevilla

Leren hoe events werken, doe je niet alleen uit een boek. Binnen de module Internationalisering stappen studenten letterlijk over de grens. In het tweede jaar van de opleiding Event & Experience Management werken zij samen aan de organisatie van een meerdaagse studiereis naar het buitenland.

Iedereen krijgt een eigen rol en verantwoordelijkheid. Studenten worden verdeeld over thema’s zoals food, cultuur, muziek, sport, educatie en algemene coördinatie. Samen bouwen zij aan één programma waarin alles moet kloppen: van planning en communicatie tot sfeer en beleving.

“We willen dat studenten ervaren hoe het is om een dagdeel van een programma te organiseren in een andere cultuur. Daarbij draait het niet alleen om plannen, maar vooral om beleving, gastvrijheid en interculturele communicatie,” zegt Anouk, docent en modulehouder Internationalisering.

De bestemmingen worden niet zomaar gekozen. Studenten geven zelf hun voorkeur aan via een enquête. In het afgelopen studiejaar vielen Valencia en Sevilla in de smaak.

Tijdens de module werken studenten in teams aan één duidelijke uitdaging: ontwerp en organiseer een beleving voor een dagdeel van de reis. Geen fictieve opdracht, maar een programma dat echt wordt uitgevoerd.

Dat betekent: keuzes maken, afstemmen, plannen en soms ook bijsturen. Studenten denken na over de volledige ervaring, van het eerste contactmoment tot de afsluiting van de activiteit.

Alles wordt vastgelegd in een professioneel draaiboek, inclusief:

• een duidelijke beschrijving van de beleving;
• een strakke planning en taakverdeling;
• alle communicatie met externe partijen;
• praktische documenten zoals begrotingen, offertes, checklists en plattegronden

“Het document moet zo compleet zijn dat iemand anders de beleving kan uitvoeren zonder extra uitleg. Dat is precies wat er in het werkveld ook van je wordt verwacht,” legt Anouk uit.

Zo bouwen studenten meteen aan skills (en materiaal) die ze later ook kunnen laten zien aan een werkgever.

De studiereis naar Valencia bestond uit 37 tweedejaarsstudenten van de opleiding Event & Experience Management. Studenten uit verschillende klassen werkten samen in teams en namen gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor het organiseren van onderdelen van het programma.

Tijdens de week in Valencia stond het zelf organiseren van een dagdeel van het programma centraal. Studenten waren verantwoordelijk voor het ontwerpen van een activiteit die een optimale beleving bood, met aandacht voor gastvrijheid en de totale klantreis. Dit betekende dat zij alles van begin tot eind moesten voorbereiden, coördineren en uitvoeren, inclusief communicatie met alle betrokkenen.

“Studenten doen ervaring op met coördinerende en leidinggevende taken in een internationale setting. Ze ervaren dat het organiseren van een evenement in het buitenland echte organisatieskills, flexibiliteit en inlevingsvermogen vraagt,” deelt Anouk.

In Valencia leerden studenten ook omgaan met verschillen in cultuur en communicatie. Ze hadden contact met locals en ontdekten hoe zij activiteiten het beste konden afstemmen op een internationale groep. Zo werd er volop geoefend met interculturele communicatie en samenwerken in een diverse omgeving.

De intensieve samenwerking en het gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor een activiteit zorgden er bovendien voor dat de groep hechter werd. Studenten leerden elkaar niet alleen professioneel kennen, maar ook op persoonlijk vlak, terwijl zij samen uitdagingen oplosten en hun activiteit tot een succes maakten.

“In een ontspannen setting leren studenten elkaar beter kennen en doen ze tegelijkertijd waardevolle ervaring op met andere culturen,” zegt Anouk.

De studiereis naar Sevilla bracht 18 tweedejaarsstudenten van de opleiding Event & Experience Management naar een stad met een rijke geschiedenis en een uitgesproken cultuur. Tijdens deze internationaliseringsweek stonden organiseren, ervaren en samenwerken centraal, steeds in directe verbinding met de stad en haar inwoners.

De week begon met aankomst in een hostel in het centrum van Sevilla, waar studenten samenkwamen voor een welkomstmoment. Dit was niet alleen een start van de reis, maar ook het begin van het gezamenlijk organiseren en beleven. In de dagen die volgden ontdekten studenten Sevilla via activiteiten die zij zelf hadden voorbereid en uitgevoerd.

Zo verkenden zij de stad tijdens een georganiseerde stadsspel waarbij studenten met Spaanse inwoners in gesprek moesten om opdrachten te voltooien. Op een andere dag stapten zij op de fiets om verschillende delen van de stad te ontdekken, waaronder Las Setas de Sevilla. Ook werd de stad te voet verkend, onder begeleiding van een gids, met als eindpunt het bekende Plaza de España.

Cultuur en geschiedenis speelden een belangrijke rol in het programma. Studenten bezochten onder andere het koninklijk paleis Real Alcázar, musea en architectonische hoogtepunten in de stad. Daarnaast maakten zij een flamencoshow mee, waarbij muziek, dans en lokale tradities samenkwamen in één ervaring. “Studenten moeten buiten hun comfortzone treden, contact zoeken met buitenlandse stakeholders en zich aanpassen aan een andere cultuur. Dat vraagt om aanpassingsvermogen en interculturele skills,” zegt Irene, docent Event & Experience Management.

Ook educatie maakte onderdeel uit van de reis. Studenten bezochten de universiteit van Sevilla en namen deel aan gezamenlijke activiteiten. Daarnaast waren er meerdere gezamenlijke eetmomenten, waarbij niet alleen het eten, maar vooral de totale experience centraal stond.

Tijdens de week kregen studenten te maken met taalbarrières en andere manieren van werken. Niet iedereen sprak Engels of Spaans, wat vroeg om creatief communiceren. Ook merkten studenten dat de Spaanse manier van werken minder strak gepland is en meer ruimte laat voor echte connectie en genieten.

“In Spanje gaan de dingen vaak relaxter. Tijdstippen kunnen wijzigen en er is meer ruimte voor echte connectie. Dat vraagt om flexibel schakelen,” vertelt Irene.

Tijdens de internationaliseringsweken kwamen studenten ook in situaties terecht waarin ze moesten improviseren. Niet iedereen spreekt vloeiend Engels, en Spaans vaak helemaal niet. Toch moesten studenten zich verstaanbaar maken, afspraken regelen en samenwerken met locals. Soms ging dat met handgebaren of Google Translate, andere keren waren creatieve oplossingen nodig om de communicatie soepel te laten verlopen.

“Soms werd er gebruikgemaakt van handgebaren of Google Translate. Dat hoort erbij en is leerzaam,” vertelt Irene.

Deze momenten bleken juist waardevol: studenten leerden creatief communiceren, snel schakelen en flexibel omgaan met onverwachte situaties. Skills die in de wereld van evenementen en experiences onmisbaar zijn.

Ook de Spaanse werkcultuur maakte indruk. Alles verloopt er net wat relaxter, met meer ruimte voor echte connectie en genieten. Tijdstippen kunnen wijzigen en activiteiten lopen soms uit, waardoor studenten direct moesten oefenen met flexibel plannen en improviseren.