Ontwikkelingen die ervoor zorgen dat het onderwijs dat we bieden, blijft aansluiten bij de veranderende arbeidsmarkt en de groeiende diversiteit onder de studenten, die we allemaal een gelijke kans willen bieden om een diploma te halen.
Wat gebeurt er momenteel in de WERKplaatsen? In gesprek met de WERKplaats Hogeschool vertellen CcS-directeur Erwin van Braam en beleidsadviseur Jantien Hadders over de plannen en over wat de bedoeling is van de WERKplaats.
De WERKplaats Hogeschool heeft een 'bijzondere' regievoerder, namelijk het College van Bestuur. En het CvB heeft dat regievoerderschap weer gedelegeerd aan de dienst Concernstaf, een van de vier diensten van onze hogeschool. Apart, toch? "Geen vreemde redenering om de regie bij ons te beleggen", zegt Erwin. "Het gaat in deze WERKplaats om het verder brengen van het proces van decentralisatie en herinrichting van de dienstverlening. Daar is een belangrijke rol weggelegd voor het CvB want deze onderwerpen raken immers de hele hogeschool."
Bij Concernstaf zijn onderwerpen als regelgeving, waar deze WERKplaats mee aan de slag gaat, al belegd en de dienst heeft een nauwe betrokkenheid bij Kwaliteit Werkt Samen.
Een WERKplaats met deze titel moet ook grootse plannen hebben
Erwin: "Onze plannen hebben allemaal te maken met het decentralisatieproces en de inrichting van de dienstverlening: andere aansturing, betere dienstverlening, beter inrichten van processen. Het gaat over de zogenoemde 'rode ring' uit het WERKplan: dat wat de onderwijsinstituten met de centrale aansturing van de hogeschool verbindt. Die gezamenlijkheid heeft meerwaarde omdat dat ons tot één hogeschool maakt. De rode ring is ook de plaats waar we efficiency creëren én waar we elkaar kunnen versterken en van elkaar kunnen leren. Als WERKplaats vervullen we een belangrijke taak in het op koers blijven in het gewenste veranderingsproces. Daarvoor stellen we een Academische Raad in, met een klein intern kernteam en een tweede ring van externen, die de organisatie waar nodig kan bijsturen."
Wat hopen jullie met de WERKplaats te bereiken?
De onderwijsteams gaan straks meer de regie nemen over het onderwijs, daarbij verdienen ze optimale ondersteuning. Jantien: "We willen de onderwijsteams in hun kracht zetten. Dat is ons doel. Ons ideaalplaatje is een integrale dienstverlening."
Erwin vult aan: "Dat daarbij de overheadkosten omlaag gaan, is ook een aandachtspunt. Maar hoogwaardige en efficiënte, gedegen dienstverlening zo dicht mogelijk bij het onderwijs, dat is wat we uiteindelijk hopen te realiseren. We willen de processen waarin de dienstverlening plaatsvindt ook samen met collega's uit het onderwijs kritisch bekijken en vereenvoudigen waar dat kan. Dit alles moet efficiency en effectiviteit opleveren, mogelijk geld besparen. Geld dat rechtstreeks naar het onderwijs kan gaan. En we gaan ook op zoek naar een andere inrichting van de organisatie en een meer decentrale vorm van aansturing."
Decentrale vorm van aansturing, dat klinkt als een andere manier van leidinggeven dan we tot nu toe gewend zijn
"Leidinggeven wordt meer coachend en ondersteunend. Dat zijn we niet gewend. Daarom zetten we in op een nieuw leiderschapstraject voor leidinggevenden. Ook het 'leiderschap' in de medezeggenschapsraden vraagt meer aandacht. De leden van deze overlegorganen hebben meer handvatten nodig," verduidelijkt Erwin.
Jantien: "De Wet Versterking Bestuurskracht stimuleert deze ontwikkeling. Samenwerking op verschillende niveaus wordt van essentieel belang. Vanuit deze WERKplaats willen we hen gaan ondersteunen met training en coaching."
Wat doet de kanteling, deze decentralisatie met de onderlinge samenwerking binnen de hogeschool?
Erwin: "Decentraal werken leidt ertoe dat de dienstverlening meer vraaggestuurd gaat plaatsvinden. Dan kun je bij veranderingen in het onderwijsproces wendbaarder zijn. Die beweging moeten we begeleiden, want het is niet vanzelfsprekend binnen onze organisatie. De vraag waar de verantwoordelijkheid ligt voor een bepaalde vorm van dienstverlening is nu actueel. Dan gaat het niet om efficiency, zoals bij KWS, maar om effectiviteit. Tussen effectiviteit en efficiency zit altijd een spanning. Meer dienstverlening zal onder rechtstreekse aansturing van de onderwijsinstituten terecht komen. Het gaat gevolgen hebben voor de rol van leidinggevenden zoals directeuren, managers bedrijfsvoering, onderwijsmanagers en voorzitters van examencommissies."
Alle leidinggevenden krijgen jaarlijks bijscholing
"Ik zie meer een meer uniforme rol voor me'', vervolgt Erwin. "Een rol met een heldere taakomschrijving en duidelijkheid in verantwoordelijkheden en competenties. Iedereen die op de hogeschool in een leidinggevende functie werkt, moet een training gehad hebben op die competenties en jaarlijks een bijscholing volgen. Het voordeel is dat je daarmee een heldere context creëert. De rol van leidinggevenden kan een kader vormen binnen de hogeschool. We willen dat opleidingsteams hun eigen verantwoordelijkheid pakken, maar dat kan veel beter als je weet binnen welke kaders je moet blijven."
Dat geldt niet alleen voor functieomschrijvingen en leiderschap
"Nee, ook regelgeving en eigenaarschap van processen moeten heldere kaders gaan bieden,'' vindt Erwin en geeft een voorbeeld: "Een docent merkte dat studenten die net een zesje haalden voor een tentamen, dit wel graag wilden herkansen. Maar mocht dat ook? Het instituut dacht dat het niet mocht, omdat dat centraal beleid zou zijn en verwees de docent naar de dienst (destijds nog ABZ). Deze dienst die regelgeving opstelde, vond echter dat het instituut daarvoor verantwoordelijk was. Ondertussen bleek hiervoor nergens een proces beschreven, dus zou het herkansen bij voldoendes in principe kunnen worden ingevoerd. Ware het niet dat de CMR het voorstel uiteindelijk verwierp, omdat tentamineren van studenten die al een voldoende hebben extra werk betekent, terwijl de werkdruk al hoog genoeg is. De directie van het instituut en die van de dienst wezen elkaar aan als verantwoordelijke voor het proces. Dit soort processen komen we regelmatig tegen en die gaan we dan ook allemaal tegen het licht houden en helderder omschrijven. Reglementen mogen korter en minder. Niet ontregelen, maar beter regelen is het motto."
Hoe gaat er geëxperimenteerd worden in deze WERKplaats?
Erwin: "Vraaggestuurd gaan werken vanuit de opleidingen vergt een grote omslag. We weten zelf ook niet helemaal hoe je dit nu het beste kunt aanpakken. Daarom gaan we bij drie geselecteerde domeinen (techniek, economie en Willem de Kooning (red.)) dat proces actief opstarten. Vanuit de WERKplaats gaan collega's die al gewend zijn processen continu te verbeteren, de opleidingen bevragen. 'Wat hebben jullie nodig? Waar loop je tegenaan? Waar heb je last van?'
Jantien: ''We experimenteren dan met een helemaal opnieuw ingerichte dienstverlening direct aansluitend op de vraag van de opleiding, waar andere teams ook weer van kunnen leren. Een andere groep gaat aan de slag met regelgeving, hoe die verbeterd kan worden. Kunnen opleidingsspecifieke regels vertaald worden naar generieke regels? Hoe verhoudt zich dat tot landelijke regelgeving? Ook zijn al collega's bezig met het doorlichten van de processen en met het professionaliseringstraject."
Contact
Heb je een vraag aan deze WERKplaats, of ben je geïnteresseerd en je wilt meer weten of wil je misschien zelfs meedenken en meedoen? Email dan Jantien Hadders.
Meer over de werkplaatsen is te vinden op de speciale Hintpagina van de WERKplaatsen.