“Nieuwe jaarplanning geeft opleidingen meer lucht”

Waarom komt er een nieuwe jaarplanning?
“Wij en de CMR merkten dat de hogeschoolbrede jaarplanning een papieren werkelijkheid was geworden voor opleidingen . En soms zelfs als oorzaak van extra werkdruk werd ervaren. Neem de laatste tien weken van het studiejaar. Door feestdagen als Pasen en Pinksteren zijn sommige weken korter en ontstaat er een enorme druk richting het einde van het jaar. Alles moet voor het begin van de zomervakantie zijn afgerond volgens de hogeschoolbrede jaarplanning, dus werkt iedereen zich een slag in de rondte om dat voor elkaar te krijgen. Dus zeggen we nu: laat de vakantieperiodes los, neem gerust een week extra de tijd als dat nodig is. Op die manier ontstaat er in periode 4 meer lucht en neemt de werkdruk waarschijnlijk af. Minder gejaagdheid, meer rust. Opleidingen en instituten gaan dus zelf bepalen hoe ze hun studiejaar plannen. Deze manier van het plannen van onderwijs past beter bij een moderne hogeschool.”

Want?
“Het is de bedoeling dat werknemers met elkaar afstemmen hoe ze dit gaan organiseren, zodat ze efficiënter kunnen werken. De teams richten dit zelf in. Die flexibilisering is kenmerkend voor de moderne manier van onderwijs. Dat vergt iets van de mensen op het gebied van overleg en communicatie. Maar er zijn genoeg voorbeelden binnen de hogeschool dat het goed werkt.”

Er wordt dus al op de ‘nieuwe’ manier met het maken van de jaarplanning gewerkt?
“Ja, die vrijheden zijn er al en er wordt ook veel gebruik van gemaakt. Nu zetten we ze alleen formeel op papier en is het de bedoeling dat alle opleidingen volgens de nieuwe richtlijnen voor het maken van de jaarplanning gaan werken. Puur om ervoor te zorgen dat vakantieperioden geen belemmering meer vormen om op andere momenten onderwijs aan te bieden. Maar verwacht nou niet dat er enorme aardverschuivingen gaan plaatsvinden. Geen enkele opleiding zal de zomervakantie naar november verplaatsen, ik noem maar iets geks. Maar we plannen bijvoorbeeld niet meer de krokusvakantie in. Opleidingen hebben de vrijheid om ook in dergelijke periodes onderwijs aan te bieden.”

Wellicht dat medewerkers denken: moet ik nu in de vakanties aan het werk?
“Iedereen behoudt uiteraard het aantal vakantiedagen dat hij of zij heeft, dat lijkt me helder. Maar in een professionele organisatie als Hogeschool Rotterdam moet je met elkaar goede afspraken kunnen maken over wie wanneer vakantiedagen opneemt. Je bent niet meer afhankelijk van die ene week die standaard in de jaarplanning stond. Dan kun je dus ook een keer buiten het hoogseizoen op wintersport. Neem je wel liever vrij in de vakanties, dan stem je dat ook af met je team. Die flexibiliteit zorgt ervoor dat je je werk naar je eigen zin kunt inrichten. Dat lijkt me bevorderend voor de werkbeleving.”

Welke afspraken staan wel vast?
“Er moet in onze gebouwen periodiek groot onderhoud plaatsvinden en schoongemaakt worden. Dus leggen we wel vast dat op elke locatie in ieder geval vier onderwijsluwe weken worden ingepland voor dit soort werkzaamheden. Ook zullen landelijke vakantiedagen zoals Pasen en Kerst gewoon op de kalender blijven staan. Verder hebben we te maken met bijvoorbeeld minoren en keuzevakken die op een bepaalde datum moeten beginnen. Daar wijken we niet van af. Daarnaast moet de IMR instemmen met de jaarplanning van de opleiding. ”

Wanneer moet de nieuwe jaarplanning een gemeengoed zijn binnen de hogeschool?
“Komend studiejaar staat qua planning al voor een groot deel vast, dus volgend jaar verandert er weinig. Het zal een aantal jaren duren voordat mensen de vrijheid benutten die ze krijgen. Maar aangezien een groot deel van de opleidingen de jaarplanning al heeft losgelaten, zijn we over twee jaar vermoedelijk een heel eind. Andere hogescholen en universiteiten werken al op deze manier en daar komen heel positieve reacties vandaan. Ik ben ervan overtuigd dat dat bij ons ook het geval zal zijn. Medewerkers en teams krijgen meer vrijheid en verantwoordelijkheden. Dat is goed voor de hele hogeschool.”