Datamanagement in onderzoek

Gesprek met een datasteward

Bij de start van een onderzoeksproject maak je een afspraak met een datasteward voor een research datamanagement (RDM) gesprek.

Tijdens dat gesprek bespreek je het databeheer gedurende het onderzoeksproject. Om databeheer goed en volgens de AVG uit te voeren, moet de de datasteward een goed beeld van je onderzoek krijgen. Daarom bespreek je tijdens dit gesprek welke onderzoeksgegevens je gaat verzamelen en maak je afspraken over de projectmap in HR Research Drive. Eventueel kan er tijdens dit gesprek een uitleg worden gegeven van HR Research Drive, maar dit kan ook in een aparte afspraak.

Na dit gesprek worden de projectmap en de benodigede accounts aangemaakt. Je bent daarnaa klaar om jouw onderzoeksgegevens op een veilige manier op te slaan!

Maak een afspraak voor een RDM gesprek

Stappenplan

1. Voordat je met je dataverzameling start:

• Maak een afspraak met een datasteward voor een <research datamanagementgesprek>
• Check of jouw onderzoek moet worden vermeld in het verwerkingsregister omdat er persoonsgegevens verwekt worden
• Check of jouw onderzoek moet worden voorgelegd aan een (medisch) ethische (toetsings)commissie
• Schrijf een datamanagementplan, maak keuzes over open acces publicatie van data en artikelen (neem dit op in de begroting!)

2. Dataopslag tijdens je onderzoek:

• Vraag een projectmap aan op HR Research Drive bij een datsteward en gebruik de voorgestelde mappenstructuur.
• Sla je onderzoeksgegevens op in een projectmap op HR Research Drive.

3. Dataopslag na afloop van je onderzoek:

• Zorg dat de projectmap wordt opgeschoond en ontdubbeld en alleen de laatste versies zijn bewaard
• Zorg dat onderzoeksgegevens of een onderdeel daarvan vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar (FAIR) worden gemaakt
• Laat je publicaties opslaan in SURFsharekit
• Publiceer datasets in DataverseNL volgens de FAIR-principes
• Laat je projectmap archiveren door een datasteward

Datamanagementparagraaf

NWO, ZonMw en SIA/RAAK vragen onderzoekers om tijdens de subsidieaanvraag vier vragen te beantwoorden in de datamanagementparagraaf. Onderstaande vragen zijn een voorbeeld van standaardvragen uit een datamanagementparagraaf die door de verschillende subsidiegevers worden gebruikt. De antwoorden dienen als voorbeeld en kunnen voor jou anders zijn.

Maak een afspraak met een datasteward als de standaardantwoorden niet voor jou van toepassing zijn en maatwerk nodig is, of als je graag wil dat een datasteward met je meekijkt.  

1      Worden er onderzoeksgegevens verzameld of gegenereerd die voor hergebruik geschikt zijn?
Ja: beantwoord de vragen 2 t/m 4
Nee: licht toe waarom het onderzoek niet leidt tot herbruikbare onderzoeksgegevens, of tot gegevens die niet kunnen worden opgeslagen of om andere redenen niet relevant zijn voor hergebruik.

2      Waar worden de onderzoeksgegevens tijdens het onderzoek opgeslagen?
Onderzoeksgegevens worden veilig opgeslagen op HR Research Drive. Alleen de projectleider kan bij alle onderzoeksgegevens. Onderzoekers kunnen alleen bij de gegevens waar zij daadwerkelijk mee werken. Er wordt gewerkt volgens de principes van De Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit en de AVG-richtlijnen.

3      Hoe worden de onderzoeksgegevens na afloop van het project voor de lange termijn opgeslagen en voor hergebruik beschikbaar gesteld voor derden? Voor wie zijn de gegevens toegankelijk? 
Na afloop van het onderzoeksproject worden de onderzoeksgegevens minimaal 10 jaar bewaard in het digitale archief van Hogeschool Rotterdam. Datasets die voor hergebruik beschikbaar worden gesteld voor derden worden gedeponeerd bij DataverseNL.  

4      Welke voorzieningen (ICT, (beveiligd) archief, koelkasten of juridische expertise) zijn naar verwachting nodig voor de opslag van data gedurende het onderzoeksproject en na het onderzoekproject? Zijn deze beschikbaar? *
Tijdens het onderzoeksproject is de capaciteit van HR Research Drive voldoende. Er is geen extra rekenkracht nodig voor dataverwerking.  

*Met ICT-voorzieningen voor gegevensopslag wordt bedoeld zaken als capaciteit voor gegevensopslag, bandbreedte voor gegevenstransport en rekenkracht voor gegevensverwerking. 

Administratieve informatie

Het DMP moet duidelijk laten zien over welk onderzoeksproject het gaat, wie erbij betrokken zijn en wie de subsidiegever van het onderzoeksproject is.

Beschrijving van de data verzameling

In het DMP leg je uit of je bestaande gegevens hebt gebruikt of nieuwe gegevens hebt verzameld. Je legt daarbij duidelijk uit welke methoden en software zijn gebruikt.

Als je bestaande gegevens hebt gebruikt moet je verantwoorden waar de gegevens vandaan komen en hoe je toegang hebt gekregen tot deze gegevens.

Standaarden en metadata

Je onderzoeksgegevens moeten in een preferred format worden opgeslagen en daarbij ook worden voorzien van beschrijvende data over de dataset. Op deze manier kunnen andere onderzoekers jouw onderzoeksgegevens begrijpen en gebruiken.

Ethisch en juridisch

Als er voor het onderzoeksproject persoonsgegevens worden verwerkt moet je omschrijven hoe je de naleving van de AVG waarborgt (bijvoorbeeld door informed consent, anonimisering en pseudonimisering). Geef ook een duidelijke beschrijving van je onderzoeksgegevens.

Leg duidelijk uit hoe intellectuele eigendomsrechten worden beheerd en voor projecten met externe partners hoe deze zaken zijn geregeld in de samenwerkingsovereenkomst.

Daarnaast vermeld je of je je onderzoek gaat voorleggen aan een ethische (toetsings)commissie. 

Opslag van onderzoeksgegevens en autorisatie

Je beschrijft waar de onderzoeksgegevens gedurende het onderzoeksproject worden opgeslagen en hoe de toegang tot deze gegevens is geregeld.

Archivering en beschikbaarstelling van onderzoeksgegevens

Je geeft aan waar jouw onderzoeksgegevens na afloop van het onderzoeksproject worden gearchiveerd en voor welk termijn.

Daarnaast beschrijf je of je jouw onderzoeksgegevens beschikbaar stelt voor hergebruik en/of verificatie.

Maak een afspraak voor ondersteuning bij het invullen van het DMP

1. Om een DMP in te vullen ga je naar DMPonline.
2. Kies hier voor "Sign in with your institutional credentials".
   De eerste keer dat je hier gaat inloggen moet je nog een account aanmaken. Gebruik je hr mailadres en kies een eigen wachtwoord. Je wordt doorgestuurd. Kies vervolgens voor inloggen via "Hogeschool Rotterdam" en vervolgens wordt je automatisch ingelogd.
3. De volgende keren dat je inlogt kies je weer voor "Sign in with your institutional credentials" en krijg je meteen de keuze om in te loggen via "Hogeschool Rotterdam". Het is dan niet meer nodig om in te loggen met je DMPonline account.
4. Bovenin klik je op ‘Create plans’.
5. Selecteer in het derde veld een DMP format van je financier.
6. Klik op ‘Create plan'.  

Je kunt je DMP delen onder het tabblad 'Share' als je aan het plan werkt, of door in 'My Dashboard' te klikken op 'Actions' en daarna op 'Share'. Je vult het emailadres in van de persoon met wie je je DMP wilt delen en selecteer de bevoegdheden die deze persoon krijgt. Deel je plan ook altijd met een datasteward. 

Maak een afspraak voor ondersteuning bij het invullen van het DMP

Overeenkomsten

In het DMP beschrijf je ook of er overeenkomsten zijn ondertekend met externe partijen. Je ondertekent een overeenkomst wanneer je samenwerkt met een externe partij of wanneer een externe partij voor jou gegevens verwerkt. De afdeling juridische zaken van de HR biedt ondersteuning bij het opstellen van deze overeenkomsten.

Samenwerkingsovereenkomst

Er worden niet alleen eisen gesteld aan de opslag en beheer van de onderzoeksgegevens, maar ook aan het (toekomstige) gebruik tussen de verschillende organisaties in een onderzoeksproject. Hiervoor moet een (samenwerkings)overeenkomst worden opgesteld. In deze contracten wordt ook een paragraaf opgenomen over het eigenaarschap van de data.  

Verwerkersovereenkomst

Als er bij het verwerken van persoonsgegevens gebruik gemaakt wordt van diensten van een derde, de zogeheten verwerker, dan is het verplicht een aantal onderwerpen vast te leggen in een schriftelijke overeenkomst.

Lees hier meer over de overeenkomsten en de ondersteuning die je erbij kunt krijgen.