Menu Zoeken English

Management Assistent(e) Directie (1,0 fte)

Administratie, Informatievoorziening en Control

Hogeschool Rotterdam is in ontwikkeling en bevindt zich in een groot veranderingsproces. In de ontwikkelde strategie ‘WERKplan’ staan de opleidingsteams centraal en worden hoge eisen gesteld aan het verhogen van de onderwijskwaliteit en tegelijkertijd moet er een efficiencyslag worden gemaakt. Hogeschool Rotterdam wil de beste hogeschool van de Randstad zijn. Om maximaal bij te kunnen dragen aan deze ambitie, is dienst AIC de afgelopen jaren sterk veranderd.

Dienst AIC (Administratie, informatievoorziening en Control)

Dienst AIC is één van de vier diensten binnen Hogeschool Rotterdam. De dienst richt zich op het inrichten en voeren van de administraties van HR, zowel voor de P-,S- als F-functie (Personeels- en salarisadministratie, studentenadministratie resp. financiële administratie), waarbij compliance met relevante wet- en regelgeving voorop staat. Tevens is AIC verantwoordelijk voor het ontsluiten van deze gegevens ten behoeve van bestuurlijke-, management- en onderzoekinformatie, organisatie brede control (financial, concern en business control) en het ontwikkelen van financieel/administratief beleid. De dienst wil als samenwerkingspartner en navigator een uitstekende bijdrage leveren aan het bereiken van de doelen van Hogeschool Rotterdam.

De medewerkers van AIC staan voor integriteit, betrouwbaarheid, deskundigheid en klantgerichtheid. Zij volgen de ontwikkelingen binnen en buiten de hogeschool en adviseren en ondersteunen instituten, opleidingen, kenniscentra en diensten bij alle facetten van administratieve en financiële processen.

Bedrijfsbureau

Het bedrijfsbureau is de afdeling die de dienst AIC ondersteunt, ontlast en adviseert in de bedrijfsvoeringsprocessen op een effectieve en efficiënte manier. We werken daarbij nauw samen met de bedrijfsbureaus van onze collega diensten. De afdeling biedt ondersteuning aan directie, managers en medewerkers (Front Office) en dienstondersteuning op de domeinen Personeel, Financiën, Kwaliteit, Communicatie en Projecten (Back Office). Binnen het team Front Office bestaat er een vacature voor een management assistent(e) directie.

Functie

Als management assistent(e) ondersteun je de directeur AIC. Je komt te werken in een team van drie management assistentes. Binnen dit team vang je elkaars werk op bij afwezigheid van je collega’s.

Taken

  • Jij brengt logica en rust aan in de complexe agenda van de directeur door de juiste prioriteiten te stellen en bent het centrale aanspreekpunt. Je zorgt voor een evenwichtige verdeling van zijn tijd voor vergaderingen, voorbereiding en het onderhouden van (in- en externe) relaties;
  • Door jouw adequate voorbereiding kan de directeur tijdig beschikbare informatie doornemen en daardoor op efficiënte wijze overleggen voeren;
  • Je coördineert en bewaakt de planning, voortgang van actiepunten, afspraken en besluiten;
  • Je verzamelt en interpreteert gegevens in het kader van de planning- en control cyclus;
  • In de organisatie van bijeenkomsten pak jij uit eigen initiatief je rol in het houden van overzicht en het aansluiten van de juiste collega’s en ben jij volledig verantwoordelijk van het begin tot het einde;
  • Je weet telefoongesprekken en e-mail op urgentie te screenen en neemt deze met de nodige prioritering en discretie in behandeling;
  • Met jouw uitstekende communicatieve vaardigheden verzorg je de notulen van vergaderingen en alle correspondentie, zoals brieven, e-mail, rapporten en presentaties;
  • Je volgt nieuwe ontwikkelingen op het vakgebied en doet op basis daarvan verbetervoorstellen.

Daarnaast vorm je samen met jouw collega’s van het bedrijfsbureau een toegankelijk, gastvrij en zelfstandig werkend team. Met elkaar vangen jullie de pieken in werkzaamheden op en zorgen voor een continue ondersteuning van het management team. De sfeer is ontspannen en collegiaal, er is ruimte voor humor, persoonlijke aandacht, professionalisering en tegelijk wordt er door jullie hard gewerkt aan het gezamenlijke doel.

Profiel

  • Je hebt een MBO+ werk- en denkniveau, aantoonbaar in opleiding en werkervaring
  • Je beschikt over theoretische kennis en praktische kennis en ervaring op het gebied van administratieve- en financiële processen;
  • Je hebt ervaring in een soortgelijke functie, waarin je gewerkt hebt met basisprogramma’s zoals Outlook, Word, Excel, Access en PowerPoint;
  • Je pakt makkelijk de telefoon om zaken te regelen, maar je kunt je ook uitstekend schriftelijk uitdrukken. Hierbij communiceer je net zo gemakkelijk met leden van het College van Bestuur, directeuren, directe collega’s, stagiaires en je collega’s bij de centrale diensten;
  • Dienstverlening is je tweede natuur. Je voelt hierbij goed aan wat urgent is en je durft daarbij ook nee te verkopen en dit te melden;
  • Je bent flexibel ten aanzien van de werkzaamheden en je neemt de directeur en directe collega’s zo nodig werk uit handen;
  • Je bent een spin in het web, hebt voelhorens voor wat speelt in de organisatie, bent omgevingsbewust, en hebt een goede interpersoonlijke sensitiviteit. In de interactie en afstemming met de directeur stuur je met zachte hand;
  • Je werkt graag in een dynamische omgeving en weet op professionele wijze te acteren bij veranderingen;
  • Je gaat proactief en resultaatgericht te werk, waarbij je de kwaliteit en nauwkeurigheid niet uit het oog verliest;
  • Je bent een teamplayer en houdt voor ogen dat je samen met je collega’s het verschil maakt.
  • Je bent fulltime beschikbaar.

Aanbod

Hogeschool Rotterdam biedt je een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar met mogelijkheid tot verlenging (D3 cao hbo) en bij gebleken geschiktheid uitzicht op een aanstelling voor onbepaalde tijd (D2 cao hbo). Het salaris bedraagt minimaal €2.160,41 en maximaal €2.924,97 per maand (schaal 7) bij een volledig dienstverband, exclusief 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering. Inschaling vindt plaats op basis van opleiding en ervaring. Onze secundaire arbeidsvoorwaarden omvatten scholingsmogelijkheden en een aantrekkelijke pensioenregeling.

Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor het in dienst treden bij Hogeschool Rotterdam.

Informatie

Voor meer informatie over deze functie en de selectieprocedure kun je contact opnemen met Tamara van Pinxteren, Manager Bedrijfsvoering, via telefoonnummer 0625 636 765 of via t.van.pinxteren@hr.nl.

Je kunt uitsluitend online via onze website solliciteren!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

We gebruiken cookies om de website te verbeteren.