Onze organisatie
Team Frontoffice van het Studenten Service Center (SSC) is verantwoordelijk voor het advies aan aanmelders, studenten en cursisten over het in- en uitschrijfproces van Hogeschool Rotterdam. Het team bestaat uit 5 medewerkers. In de jaarlijkse piekperiode wordt het team uitgebreid met een zomerteam van 6 tijdelijke medewerkers. Medewerkers werken met een hoge mate van zelfstandigheid. De sfeer in het team is goed, de stijl van werken is collegiaal en typisch Rotterdams ‘’niet lullen maar poetsen’’.
Wegens het vertrek van één van onze medewerkers hebben we op korte termijn plek voor een nieuwe collega.
Wat ga je doen?
- Je handelt zelfstandig eenvoudige en complexe vragen af over het in- en uitschrijfproces en je adviseert aanmelders, studenten en cursisten daarbij over wat zij nog moeten doen om hun in- of uitschrijving af te ronden. De vragen komen via de telefoon, e-mail en chat binnen;
- Je bent met je collega’s verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie van werkzaamheden waaronder het monitoren van de correcte en tijdige afhandeling van verzoeken en het anticiperen op mogelijke knelpunten;
- Je doet suggesties voor procesverbeteringen en je bent betrokken bij de periodieke evaluaties met studenten, ketenpartners en/of leveranciers;
- Je bent verantwoordelijk voor een zorgvuldige administratie van de door je afgehandelde verzoeken;
- Je adviseert aanmelders, studenten en cursisten m.b.t. het in- en uitschrijfbeleid van Hogeschool Rotterdam in relatie tot bijvoorbeeld onderwijsontwikkeling en bezwaar- en beroepschriften.
Hoe zit een werkdag eruit?
Iedere werkdag beginnen we gezamenlijk met onze dagstart. Tijdens de dagstart nemen we de lopende zaken door en stellen we onze prioriteiten voor de dag vast. Vervolgens ga je tot 11.00 uur zelfstandig aan de slag met het beantwoorden van e-mailberichten en handel je binnengekomen formulieren af.
Tussen 11.00 en 15.00 uur ben je uitsluitend bezig met het beantwoorden van binnenkomende telefoongesprekken en vragen via de chat. Daarnaast is de studentbalie open en komen studenten op afspraak langs. Na 15.00 uur ga je wederom verder met het beantwoorden van e-mailberichten.
Ben jij wie we zoeken?
- Je hebt een MBO+ werk- en denkniveau en beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal MBO 4 niveau;
- Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling;
- Je communicatieve en sociale vaardigheden zijn goed;
- Je bent vaardig in het voeren van telefoongesprekken en het schriftelijk beantwoorden van vragen via de e-mail en chat.
- Je beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal in woord en geschrift is goed;
- Je hebt minimaal 1 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie op een studentenadministratie of op een andere frontoffice en je hebt aantoonbare affiniteit met klantcontact, onderwijs en administratie;
- Je bent beschikbaar van maandag tot en met vrijdag tussen 08.30-17.00 uur;
- Je kunt goed overweg met MS Office en databases. Ervaring met het werken met een studenten informatie systeem is een pre;
- Je kunt zowel in hoge mate zelfstandig als in teamverband werken;
- Je bent accuraat, stressbestendig, proactief en flexibel.
Wanneer ben je onze match?
Als je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels. Je wordt enthousiast van het vele contact met (aankomende) studenten en vindt het niet spannend om de telefoon op te pakken. Je bent vriendelijk en begripvol richting de (aankomende) student en standvastig in wat je doet en zegt.
Tijdens het werk ben je gemotiveerd, secuur, resultaat- en klantgericht. Met jouw humor draag je bij aan de teamspirit en ben je het beste visitekaartje die Hogeschool Rotterdam zich kan wensen!
Wat bieden we jou?
We bieden een tijdelijk dienstverband voor de duur van 1 jaar met uitzicht op vast dienstverband bij gebleken geschiktheid. Het salaris bedraagt, afhankelijk van je werkervaring, minimaal € 2.724,20 tot maximaal € 3.631,83 bruto per maand (schaal 7) bij een fulltime dienstverband, exclusief 8% vakantiegeld en 8,3 % eindejaarsuitkering. Onze secundaire arbeidsvoorwaarden omvatten uitstekende scholingsmogelijkheden en een aantrekkelijke pensioenregeling.
Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor het in dienst treden bij Hogeschool Rotterdam.
De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. Een assessment m.b.t. de voor de functie vereiste Nederlandse en Engelse communicatieve vaardigheden kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Wil je solliciteren?
Voor meer informatie over deze functie en de selectieprocedure kun je contact opnemen met Saskia Clark, Hoofd SSC Frontoffice via s.c.clark@hr.nl , 06-39 18 68 46.
Je motivatie ontvangen we graag in het Nederlands én in het Engels.
Sluitingsdatum: 31 mei 2024
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld