Ontmoeting 106 | als het onvermijdelijke de enige optie is...

We zijn nu een poos samen bezig en we gaan de balans opmaken: wat brengt de samenwerking ons, hoe gaan we verder? Met zijn tweeën zo’n anderhalf uur in de auto geeft ons de rust om al die kleine zakelijke dingetjes die maar blijven liggen eens goed door te nemen. Maar we nemen ook de tijd om ‘de wereld’ te beschouwen.

Rust met ruis op de achtergrond

Die betrekkelijke rust wordt wat bedreigd op de achtergrond, doordat ik weet dat er op de locatie Kralingse Zoom op hetzelfde moment vergaderd wordt over de vraag of een deel van ons gebouw op deze locatie wel voldoende brandveilig is. Als er iets in de wereld gebeurt, heb ik (en veel van mijn collega’s) de reflex: hoe zou dat bij ons zijn? Naar aanleiding van de ramp met een flat in Londen hebben we samen met collega’s bij onze facilitaire dienst ons de vraag gesteld of iets dergelijks niet ook bij ons zou kunnen gebeuren. Niet dat er aanleidingen waren of dat inspecties indicaties in die richting hadden opgeleverd, maar gewoon uit zorgvuldigheid. En dan zet je zo’n vraag uit reflex en verwacht eigenlijk een geruststellend antwoord. Maar via de weg van documentatie die geen uitsluitsel geeft, codering op de achterkant van gevelplaten die afwezig is, de vraag aan een extern bureau om de gevelplaten van bouwdeel C dan maar te testen, komt die geruststelling alsmaar niet.

Eerste indicatie: gevelplaten mogelijk niet brandveilig

Sterker: eerste resultaten wijzen uit dat de platen wel eens niet brandveilig zouden kunnen zijn. Dat was onmiddellijk (dat wil zeggen dinsdag) reden om wat wij noemen het Lokale Crisismanagementteam (LCMT) te activeren. Dit staat voor de Kralingse Zoom onder leiding van Rob Ketelaar, directeur van onze Financiële opleidingen. Alle disciplines zijn vertegenwoordigd: het onderwijs, mensen van Integrale Veiligheid, in het bijzonder brandveiligheid, collega’s die alles van ons vastgoed weten en communicatiemedewerkers. Dat team gaat alles op een rij zetten en Rob Ketelaar zal mij op de hoogte brengen van hun bevindingen.

Wij stellen intussen vast dat de samenwerking tussen de twee Vlaamse hogescholen en Hogeschool Rotterdam nuttig is. Alle drie de hogescholen opereren in een grootstedelijke context en hebben vergelijkbare vraagstukken,  zoals studiesucces, de plek van de Nederlandse taal en het aanpassen van onze pedagogiek aan de groeiende diversiteit in onze studentpopulatie. We maken afspraken hoe we onze samenwerking voortzetten, intensiveren.

Onrust neemt toe

Mijn onrust neemt toe. Ik heb inmiddels tussen de bedrijven door contact gehad met het LCMT en onmiddellijk besloten het centrale Crisismanagementteam (CCMT) bijeen te roepen, later op de dag. Het is heerlijk om in dit soort omstandigheden duidelijke afspraken, protocollen en ingeoefende procedures te hebben. Als ik zeg dat ik graag wil dat het CCMT bijeenkomt, dan gebeurt dat, wordt voor een vergaderplek gezorgd, denken mensen na over de disciplines die aanwezig moeten zijn, of er externe mensen moeten aanschuiven en wat er alvast aan voorbereiding gedaan kan worden.

De Vlaamse lunch

Onmiddellijk weg, dat hoeft nog niet, zo verzekeren mijn Rotterdamse collega’s me. Maar mijn eigen onrust groeit, zeker als onze Vlaamse collega’s een schitterende lunch voor ons geregeld hebben, midden in Antwerpen, met een bediening die er eens even goed voor gaat zitten en ons in alle rust van subliem voedsel voorziet. Ik loop een paar keer van tafel om te bellen. Niet beleefd, maar toch… Het bevalt me niet dat we niet meteen bij terugkomst kunnen vergaderen, maar ik snap het wel. Er is in het auditorium een bijeenkomst gepland voor de medewerkers van onze economische opleidingen over de intensievere samenwerking, mogelijk uitmondend in een andere structuur. Die nu afblazen, zou een verkeerd signaal zijn en de verkeerde onrust veroorzaken. We besluiten om half 5 bijeen te komen.

Woensdag 10 januari 16.30 uur: Crisisteam bijeen

Aan een grote tafel op de Kralingse Zoom zit iedereen die we op dat moment nodig hebben om tot een goede beslissing te komen en te bepalen wat ons te doen staat. Ik open de bijeenkomst en spreek een paar spelregels af. Ik bewaak de orde, leid de vergadering en neem de eindbeslissing, iedereen spreekt zich duidelijk uit vanuit zijn of haar rol en verantwoordelijkheid en geeft 100 procent prioriteit aan wat ons te doen staat. Niet onbelangrijk: we expliciteren onze uitgangspunten. Ook al is het evident dat veiligheid van onze mensen voor alles gaat, het helpt om dat nog eens expliciet tegen elkaar te zeggen, want dat betekent nogal iets. Het vanzelfsprekende heeft hele grote consequenties.

Balans opmaken, scenario’s op een rij zetten

Het eerste deel van de vergadering benutten we om zo scherp mogelijk in beeld te krijgen hoe het precies zit met de brandveiligheid van de betreffende gevelplaten. Vervolgens nemen we de scenario’s door van wat ons te doen staat. Ingewikkeld is dat we de situatie moeten beoordelen op eerste indicaties van de externe onderzoekers. Het definitieve rapport komt pas over een kleine week. In mijn rol als voorzitter probeer ik bepaalde scenario’s uit en roep mensen op die te becommentariëren. Kunnen we afwachten tot we het definitieve rapport hebben, kunnen we toe met extra brandwachten (die overigens onmiddellijk ingehuurd zijn toen het signaal binnenkwam), moeten we geheel ontruimen, of kunnen we toe met gedeeltelijke ontruimingen etc. Ik doe dat vooral om onszelf te testen. Niet om op zoek te gaan naar een gemakkelijke oplossing, maar om na te gaan of de zwaarste beslissing echt nodig is: het pand onmiddellijk ontruimen. Om scherpte te krijgen, roep ik steeds gericht mensen op mijn opties te becommentariëren. De voor dit soort gelegenheden gebruikelijke pizza’s zijn inmiddels besteld. Het culinaire contrast met de Vlaamse lunch die middag kan niet groter zijn, maar ze worden gretig verorberd.

De tekst gaat onder de foto verder.

  

De voor dit soort gelegenheden gebruikelijke pizza’s zijn verorberd.

Het is onvermijdelijk: we moeten dicht

Het is inmiddels 20.15 uur geworden. Als je de keuze maakt dat veiligheid bovenaan de prioriteitenlijst staat, is sluiten de enige optie. We zitten met een voor veiligheidsvraagstukken herkenbare situatie. De kans dat er iets gebeurt is heel klein, maar als er iets gebeurt zijn de gevolgen rampzalig. De meest ingewikkelde versie van de veiligheidsformule ‘kans x impact’. Ik wil even rustig nadenken en schors de vergadering. Dat we dicht moeten is niet de moeilijkste kant van het besluit. Dat acht ik onvermijdelijk. Dicht moeten terwijl een week later het definitieve rapport verschijnt, dat maakt het ingewikkeld. Ik besluit in het centrale team (CCMT) precies 12 uur nadat collega Rob Ketelaar de vergadering van het lokale team (LCMT) geopend heeft, dat we bouwdeel C Kralingse Zoom preventief gaan sluiten.

Organiseren en communiceren

Zodra het besluit genomen is, schiet iedereen aan tafel in zijn of haar kracht. Dit besluit triggert een gigantische (logistieke) operatie. Collega’s van opleidingen maken lijsten van lessen die de komende dagen gegeven worden, zodat we de desbetreffende collega’s en studenten goed kunnen informeren. Collega’s van communicatie gaan aan de slag met het opstellen van een communiqué. Collega’s van vastgoed werken verder – ze zijn al eerder met de voorbereidingen begonnen op basis van het overleg in ons lokale team - aan opties waar we de studenten en collega’s kunnen onderbrengen. We maken plannen over hoe we omgaan met de mediatheek, het digitale toetscentrum, het Kenniscentrum Business Innovation. Onze mensen van brandveiligheid zoeken contact met hun partners in de stad, waaronder de brandweer. We maken afspraken over de opvang van mensen de volgende ochtend en welke voorzieningen we gaan bieden. We leggen alle activiteiten vanaf nu stil in  bouwdeel C, maar zorgen dat afstudeersessies doorgaan. Ik zelf informeer de voorzitter van onze Raad van Toezicht en bel even naar huis om te zeggen dat het laat wordt. We werken zorgvuldig, maar we hebben ook haast. Immers, hoe later we communiceren, hoe groter de kans dat sommige van de zovele studenten en medewerkers de communicatie mist. Het communiqué gaat er om 23.00 uur uit. We gaan naar huis in de wetenschap dat we een drukke dag tegemoet gaan.

Donderdag 11 januari, 8.00 uur: de dag begint rustig

De wekker gaat vroeg: 6 uur. Aan de berichten op mijn telefoon te zien niet alleen bij mij. We weten dat er persaandacht zal zijn, we hebben afgesproken wie waarover spreekt. De generieke woordvoering doe ik zelf (de eerste doe ik thuis), de meer ‘brandtechnische’ vastgoed/logistieke zaken, wordt gedaan door onze deskundigen Scarlett van Boven en Martijn Baarendse. In die rol had ik de beide collega’s nog nooit zien optreden. Ik ben onder de indruk van hun rust en deskundigheid.

Tekst gaat onder de foto verder.

Iets na 8 uur: Kralingse Zoom. Het is er rustig, een eerste indicatie dat onze communicatie succesvol is geweest. Alle onderwijsmanagers van de economische opleidingen – ook degenen die niet hoeven te verhuizen – worden bijgepraat: wat hebben we besloten en waarom. Inclusief het besluit om de overige bouwdelen niet preventief te ontruimen: de veiligheid daar kunnen we garanderen, aangezien de structurele  brandveiligheidsmaatregelen ons voldoende tijd geven om bij een eventuele brand snel te ontruimen.

Karretje met dossiers

Ik ben de hele dag in het pand aanwezig, heb mijn agenda laten schoonvegen, praat met pers, praat met collega’s en werk een beetje aan andere dossiers. Los van interviews en zo nu en dan organiseren dat we in het crisisteam bijpraten, heb ik niet zo’n grote rol meer in het geheel. Mensen pakken hun verantwoordelijkheid en doen de dingen die moeten gebeuren. Collega’s en studenten die het betreft, tonen begrip. Collega’s die iets meer op afstand staan, tonen zich solidair. In de overige bouwdelen gaat het onderwijs door, zie ik collega’s van bouwdeel C gesprekken voeren in de kantine met studenten of met elkaar; zie ik groepen collega’s onder begeleiding bouwdeel C binnen gaan om noodzakelijke spullen op te halen. Voor de een is dat een bescheiden mapje, voor de ander een karretje vol dossiers. Tussendoor bewegen collega’s als Manon, Wietske en Wilkin, roosters in de hand. Het streven is vrijdagmiddag studenten hun nieuwe rooster te geven, op het zelfde moment dat we eventuele roosterwijzingen voor de komende week communiceren. Gaat lukken. Het eerste signaal van een normalisering…

Nieuwjaarsconcert Rotterdam: de Bolero

Einde van de middag ga ik terug naar mijn eigen kamer, Museumpark. Ik heb met mijn vrouw afgesproken dat we elkaar daar treffen om naar het jaarlijkse nieuwjaarsconcert te gaan in De Doelen. Ik eet snel wat en krijg via mijn telefoon de vraag tot hoe laat ik beschikbaar ben om de nieuwe huurcontracten te tekenen, zodat we snel weer de lessen kunnen hervatten. Om 19.00 uur moet ik echt weg, anders kom ik te laat. Op dat tijdstip is het contract getekend. We kunnen voor minimaal drie maanden in het WTC Rotterdam terecht. We hebben een beetje geluk, voor een deel was de infrastructuur daar nog aanwezig zoals wij die van de zomer hebben achtergelaten. We hebben eerder gebruik gemaakt van die locatie. Komende vrijdag en het weekeinde zal gebruikt worden om de noodzakelijke spullen over te huizen. Verhuisbedrijf is geregeld.

Er worden handen geschud op de nieuwjaarsreceptie van de gemeente. Het nieuws is doorgedrongen en velen spreken me er op aan. In die prachtige grote zaal van De Doelen speelt het Rotterdams Philharmonisch Orkest de sterren van de hemel. Met als uitsmijter de Bolero. Normaal gesproken een stuk dat de adrenaline doet stromen.  Die van mij is op. Het heeft een buitengewoon rustgevend effect op me.

Maandag 15 januari zijn de lessen hervat in het WTC. Woensdag 17 januari verschijnt het definitieve rapport. Het bevestigt dat onze beslissing om bouwdeel C preventief te sluiten de goede is geweest. De opleidingen blijven voorlopig in het WTC Rotterdam. De hogeschool bekijkt welke maatregelen noodzakelijk zijn om het pand weer in gebruik te kunnen nemen. We hebben de autoriteiten op de hoogte gebracht van de inhoud van het rapport. De hogeschool start een extern evaluatief onderzoek naar de reden waarom een dergelijk signaal niet eerder is afgegeven en naar de wijze waarop zij gehandeld heeft nadat het signaal bekend was.